מי שמחפש הנהלת חשבונות על Odoo בישראל מגלה מהר שיש שני דברים שנשמעים אותו דבר. יש מודול מסים בסיסי שמגיע עם המערכת. ויש שכבה שמוציאה קבלה, חשבונית-קבלה, מספר הקצאה ודוח PCN, וחותמת כל סוג מסמך בשרשרת שלא מתירה תיקון שקט. אלה לא אותו מוצר.
המודול הבסיסי נקרא l10n_il. הוא נותן טבלת חשבונות וקודי מס. זה התחלה טובה. זה לא ספרים ישראליים. מנהלת חשבונות שסוגרת חודש מול רואה חשבון, רשות המסים והבנק, יודעת את ההבדל בגוף. לא בברושור.
alt. מטמיעה Odoo ומפעילה עליו את TransparO: שכבת המסמכים והרגולציה שעובדת אצל לקוחות חיים. העבודה נעשית בשותפות עם דיגי (Digital with an Agenda), שותפת Odoo Ready. הפרופיל בתיקיית השותפים רשום על דיגי. הביצוע, השרתים והמוצר החשבונאי: אצלנו.
המאמר הזה מלמד את שלושת המסמכים שחוזרים כל יום, מה חסר במודול הבסיסי, ואיך פרויקט כזה בכלל נוחת. בלי סיסמה. בלי להחליף את רואה החשבון שלכם.
איך נראית סגירת חודש כשזה לא סגור
יום חמישה עשר לחודש. המטבח של העסק, או החדר הקטן ליד המחסן, או שולחן בבית. מנהלת החשבונות פותחת שלושה דברים בבת אחת. חשבוניות שיצאו מ-Odoo. קבלות שיצאו מתוכנה אחרת, או מוורד, או ממה שהספק הקודם "חיבר". וגיליון אקסל שמנסה להגיד שהסכומים האלה הם אותה עסקה.
הלקוח שילם העברה ב-3 לחודש על חשבונית מינואר. שילם צ'ק ב-12 על אותה חשבונית, סכום אחר. חלק מהמכירות בחנות נסגרו במקום, חלק יצאו באשראי שוטף פלוס. הרואה חשבון שואל שאלה פשוטה: איפה ה-PCN, ואיפה מספר ההקצאה על המסמך עצמו, לא בהודעת וואטסאפ.
אצל אחד זה הזמנות שצריכות לצאת עם בצל. אצל אחר זה ספק שרוצה לראות חשבונית בלי שמונים מיילים ביום. אצל מנהלת החשבונות זה אותו כאב במסכה אחרת: המכירה במערכת אחת, הכסף במערכת שנייה, והאמת החודשית נולדת בגיליון.
אבל רגע. זה לא קורה כי Odoo "לא יודעת חשבונאות". Odoo יודעת יומן, שורות, מסים, התאמות בנק. מה שחסר לישראל זה לא יומן. מה שחסר זה מסמך ישראלי עם רצף, חתימה, וכלל ברור מתי מוציאים מה.
מי שעדיין קורא מאמרים ישנים בעברית פוגש לפעמים את l10n_il בתור "לוקליזציה מקיפה". מי שסוגר ספרים יודע שזה לא נכון. טבלת חשבונות אינה קבלה. קוד מס אינו מספר הקצאה. כפתור תשלום פנימי אינו מסמך ללקוח.
מה l10n_il נותן, ומה הוא לא
הלוקליזציה הרשמית של Odoo לישראל עושה עבודה אחת היטב: היא שמה על המערכת תרשים חשבונות וקודי מס מקומיים. בלי זה אי אפשר בכלל להתחיל. עם זה בלבד, עדיין אי אפשר לסגור חודש ישראלי מתוך המערכת.
מה שנשבר ביום-יום בלי השכבה המלאה:
- חשבונית יצאה, הקבלה יצאה ממקום אחר, וההתאמה היא אקסל.
- מספר הקצאה לא יושב על המסמך בזמן ההפקה.
- דוח PCN 874 נבנה בצד, או לא נבנה, ואז הרואה חשבון בונה אותו מחדש.
- מסמך שתוקן אחרי שהופק, בלי עקבות, בלי זיכוי.
- תשלום שנרשם ביומן בלי קבלה ללקוח.
- מזומן שעבר בלי שהמערכת בדקה תקרה.
זה לא באג של מנהלת החשבונות. זה פער מוצר. מי שמוכר "Odoo עם לוקליזציה ישראלית" ומתכוון רק ל-l10n_il, מוכר תרשים. לא ספרים.
חשבונית, קבלה, חשבונית-קבלה: שלושה מסמכים, לא שלושה שמות לאותו דבר
בישראל יש הפרדה ברורה. חשבונית מתעדת את המכירה: מה נמכר, כמה, באיזה מחיר, איזה מע"מ. קבלה מתעדת את התשלום: כמה שולם, איך שולם, מתי שולם. הזמן של המכירה והזמן של הכסף לא חייבים להיות אותו רגע. לפעמים הם כן. לפעמים עוברים שלושים יום, או שלושה תשלומים, או מקדמה לפני שיש בכלל חשבונית.
הכלל הפשוט, בלי ייעוץ מס, רק כדי שהמסך יהיה מובן: החשבונית אומרת מה קנית. הקבלה אומרת איך שילמת.
מכירה ותשלום באותו רגע: חשבונית-קבלה
לקוח בחנות משלם עכשיו. שירות קטן שנסגר במקום. כרטיס אשראי על הדלפק. במקרים האלה אין טעם לשלוח שני מסמכים על אותה נשימה. מוציאים מסמך אחד: חשבונית-קבלה. ב-TransparO זה נקרא TIR, Tax Invoice and Receipt. מסמך אחד, רצף אחד, שרשרת חתימה אחת.
על המסמך יושבות שורות המוצר, כמו בחשבונית. מתחתן שורות התשלום: מזומן, אשראי, העברה, צ'ק, לפי מה שקרה באמת. אפשר לשלם בשני אמצעים על אותה מכירה, וזה עדיין מסמך אחד. אחרי האישור הלקוח מקבל מסמך אחד ברור. לא חשבונית בתיקייה וקבלה בוואטסאפ.
מי שעומד בדלפק לא צריך לזכור את שם המודול. הוא צריך לדעת: שילמו עכשיו, מוציאים חשבונית-קבלה. לא שילמו עכשיו, מוציאים חשבונית. הכסף ייכנס אחר כך, ואז תהיה קבלה. אם הצוות לא יודע את שלושת המשפטים האלה בסוף ההדרכה, ההטמעה עוד לא נגמרה.
מכירה עכשיו, כסף אחר כך: חשבונית ואחר כך קבלה
אבל רגע. הלקוח לקח סחורה בשוטף פלוס שישים. או פרויקט שמתחיל החודש ומשלמים עליו בשלושה חלקים. או חשבונית גדולה שהעסק כבר הוציא, והכסף מגיע לאט.
כאן לא מוציאים חשבונית-קבלה. מוציאים חשבונית על המכירה. כל פעם שנכנס כסף, מוציאים קבלה על הסכום שנכנס. קבלה אחת לתשלום אחד. אם היו שלושה תשלומים, יהיו שלוש קבלות. כל אחת עם רצף משלה ועם חתימה משלה.
דוגמה יומיומית, בלי שם לקוח ובלי הבטחת חיסכון. חשבונית על עשרת אלפים שקלים ב-1 לחודש. ב-30 לחודש נכנסים ארבעת אלפים בהעברה: קבלה. באמצע החודש הבא נכנסים שלושת אלפים בצ'ק: קבלה שנייה. בסוף התקופה נכנס היתרה: קבלה שלישית. היתרה על החשבונית יורדת עם כל קבלה. מי שפותח את הלקוח רואה מה נמכר ומה שולם, בלי לחפש במייל.
מקדמה, תרומה, כסף בלי מכירה עדיין
יש מצבים שבהם נכנס כסף ואין עדיין חשבונית, או אין מכירה חייבת במע"מ. מקדמה על עבודה שעוד לא התחילה. תרומה לעמותה. במצבים האלה מוציאים קבלה. אחר כך, כשיש מכירה, יוצאת חשבונית והקבלה מתוייקת אליה. בתרומה, לעמותה, לעיתים קרובות נשארים עם קבלה בלבד. את הסיווג ואת נוסח ההכרה קובעים הלקוח ורואה החשבון, לא התוכנה.
הטבלה הקצרה, כדי שאפשר יהיה לחזור אליה בישיבה:
| מה קרה בפועל | איזה מסמך | למה |
|---|---|---|
| קנו ושילמו מיד | חשבונית-קבלה | מכירה ותשלום באותו מסמך |
| קנו עכשיו, ישלמו אחר כך | חשבונית, ואחר כך קבלה | המכירה והכסף לא באותו רגע |
| שילמו חלק מהחשבונית | קבלה על כל חלק | כל תשלום הוא מסמך נפרד |
| שילמו מקדמה לפני החשבונית | קבלה, אחר כך חשבונית | הכסף הקדים את המכירה |
| תרומה בלי מע"מ | קבלה | אין כאן מכירה לחשבונית |
לא Register Payment. Register Receipt
ב-Odoo הרגיל יש כפתור שנקרא Register Payment. הוא נולד למדינות שבהן די בתיעוד פנימי שהכסף נכנס. בישראל זה לא מספיק. הלקוח צריך קבלה. הרשות מצפה למסמך עם רצף וחתימה. תיעוד ביומן בלי קבלה משאיר את הלקוח בלי אסמכתא ואת הספרים בלי המסמך שהדין מכיר.
ב-TransparO הכפתור על החשבונית הוא Register Receipt. הוא פותח קבלה, לא רשומת תשלום שקטה. זה נשמע כמו שינוי שם. זו שיטת עבודה. מי שממשיך לרשום תשלום פנימי "רק כדי לסגור את השורה" חוזר בדיוק לפער שהמאמר הזה נפתח בו.
מסמך שאושר לא נערך בשקט
מישהו הוציא חשבונית. אחר כך גילה שמחיר שורה לא נכון, או שכמות לא נכונה, או שהלקוח בכלל לא היה צריך את המסמך הזה. היד עולה לכפתור עריכה. במערכת ישראלית זה הרגע לעצור.
מסמך חשבונאי מאושר אינו ניתן לשינוי או לביטול שקט. זו דרישת דין, לא תקלת תוכנה. התיקון הוא מסמך זיכוי. הזיכוי נכנס לשרשרת משלו, עם רצף משלו. מי שמסתכל אחר כך רואה מה יצא ומה תוקן. לא רואה חשבונית שהמספרים בה "הסתדרו" בין אתמול להיום.
שרשרת החתימות, ה-hash, יושבת על כל סוג מסמך בנפרד. חשבוניות בשרשרת שלהן. זיכויים בשרשרת שלהם. חשבוניות-קבלה בשרשרת שלהן. קבלות בשרשרת שלהן. אין ערבוב בין הסוגים. מי שמתערב ישירות בבסיס הנתונים כדי "לתקן רצף" שובר את מה שהרשות מצפה לראות. זה לא קיצור דרך. זה שבר.
הרישיון על השכבה הזו ניתן לבסיס נתונים אחד של ייצור, עם סביבת בדיקה שאינה פעילות עסקית. הוא צמית לגרסת הבסיס שעליה הותקן. זה מוצר, לא תוספת שמוחקים אחרי הדמו.
מספר הקצאה, PCN, מזומן וניכוי במקור
ארבעה דברים שחוזרים בשיחה עם חשב, ואפשר לסגור אותם בלי להפוך את המאמר לחוזר מס.
מספר הקצאה. חשבוניות ישראל דורשות מספר הקצאה על המסמך, לפי הכללים החיים. ב-TransparO השדה יושב על התנועה. הבקשה לרשות רצה מהמערכת, לא מקובץ צד שנשלח בסוף החודש. את הליכי ההזדהות, ייפוי הכוח והרישום מול הרשות עושה הלקוח בשמו. התוכנה לא מחליפה את זה, והזמינות של ממשקי הרשות אינה בשליטתנו.
PCN 874. הדוח נבנה מהתנועות שכבר קיימות במערכת. לא מייצוא לאקסל, לא מהעתקה ידנית, לא מקובץ שהרואה חשבון מרכיב בלילה. לפני הגשה בודקים. תמיד. מי שמגיש בלי לבדוק מערבב בין כלי דיווח לבין אחריות דיווח.
מגבלת מזומן. על קבלה ועל חשבונית-קבלה המערכת בודקת סכום מזומן מול תקרה שמוגדרת בחברה. ברירת המחדל מיושרת לתקרה החיה בעסקאות של סוחרים על פי הדין הישראלי. הסכום המדויק, החריגים והמקרים של תושב חוץ הם של הדין ושל רואה החשבון. התוכנה חוסמת מה שחרג מההגדרה. היא לא פוסקת הלכה.
ניכוי מס במקור. כשיש סיבת ניכוי על המס, היא ממופה לקוד הסטטוטורי. זה חלק מהשכבה, לא תוספת שאפשר "לסגור אחר כך באקסל". גם כאן: מי קובע את השיעור ואת הסיבה הוא הלקוח עם רואה החשבון.
מה TransparO שמה על Odoo, בפועל
TransparO אינה מחליפה את היומן של Odoo. היא משלימה אותו למה שדורשים בישראל. מעל l10n_il יושבת ליבה ישראלית, ואיתה המודולים של המסמכים: קבלות, חשבונית-קבלה, חשבוניות ישראל למספר הקצאה, דוח PCN 874, ניכוי מס במקור, עיצובי מסמכים בעברית, ותרגומי חשבונאות.
| צורך ישראלי | מה קורה במערכת |
|---|---|
| חשבונית מס | הפקה מתוך התנועה, לא ייצוא לתוכנה חיצונית |
| קבלה | מסמך נפרד, מחובר לתשלום, עם רצף וחתימה |
| חשבונית-קבלה | מסמך אחד כשהעסקה והתשלום נפגשים |
| מספר הקצאה | על המסמך, לפי הכללים החיים |
| PCN 874 | דוח מהתנועות, לא מקובץ צד |
| שרשרת חתימות | כל סוג מסמך בשרשרת שלו. אין תיקון שקט |
| מגבלת מזומן | בדיקה על קבלה ועל חשבונית-קבלה |
| ניכוי במקור | סיבה וקוד על המס, לא גיליון נפרד |
ההנהלה רואה דשבורד חשבונאי. מנהלת החשבונות עובדת מתוך Odoo. הרואה חשבון מקבל ספרים שנולדו במערכת, במקום קבצים שמגיעים משלושה מקומות. זה לא אומר שהרואה חשבון מיותר. זה אומר שהוא מפסיק לבנות את החודש מאפס.
אנחנו לא הרואה חשבון שלכם
החברה מספקת תוכנה. היא אינה נותנת ייעוץ מס, ראיית חשבון או הנהלת חשבונות. האחריות לנכונות הנתונים ולדיווח לרשויות היא של הלקוח ושל רואה החשבון שלו. כל דוח נבדק לפני הגשה.
זה נשמע כמו סעיף משפטי, כי זה סעיף משפטי. ביום-יום זה נראה כך: אנחנו דואגים שהמסמך הנכון ייצא עם הרצף הנכון והחתימה הנכונה. אתם והרואה חשבון דואגים שהסכום, הסיווג, הפטור והדיווח נכונים. מי שמחפש תוכנה שתחתום במקומו על השומה, מחפש משהו שלא קיים אצלנו ולא צריך להתקיים.
איך פרויקט כזה נוחת באמת
לא שמים מודול וזהו. גם לא מעלים לייצור ביום שבו מישהו התלהב מדמו. הסדר אצלנו קרוב למה שכבר עובד בארגון, רק בלי התיאטרון:
- נכנסים. יושבים עם מי שסוגר חודש, לא רק עם מי שחתם על ההצעה. שואלים מי מוציא מסמך, מי חותם, מה יוצא לרשות המסים, מה נשאר בחשבשבת, ומה בכלל חי באקסל.
- מבינים. ממפים חשבונות, מסים, רצפי מסמכים, אמצעי תשלום, ומה קורה במכירה מיידית מול מכירה באשראי. אם יש קופה או סליקה, הן נכנסות לשיחה כאן, לא אחרי העלייה. לפירוט על קופה: קופות ואמצעי מכירה.
- מתכננים. מחליטים איזה מסמך יוצא באיזה רגע. לא רשימת מודולים. מפת מסמכים. אם העסק חי היום על חשבונית ב-Odoo וקבלה בחוץ, זה הקו שסוגרים קודם.
- בונים ב-staging. מעלים את TransparO על סביבת בדיקה. מפיקים חשבונית, קבלה, חשבונית-קבלה, זיכוי. בודקים הקצאה, רצף, עיצוב מסמך, ומה הרואה חשבון רואה. אף מסמך חי לא נולד כאן.
- עולים לייצור. גיבוי, רצפים בלי דילוגים, שרשרת חתימות דולקת. רק אחרי שסגירת חודש אחת לפחות נראתה נכון ב-staging.
- נשארים. שרת production, סביבת staging, תחזוקה, בנק שעות. הטמעה בלי מי שעונה אחרי העלייה היא פרויקט, לא מערכת.
אנחנו מריצים שרתי ייצור ללקוחות, לא רק מוסרים קובץ התקנה. יש staging ליד production. מי שרוצה את התמונה הרחבה של הטמעת Odoo, לא רק את שכבת הספרים: הטמעות Odoo בישראל.
יום העלייה עצמו נשמע פחות חגיגי ממה שכותבים בדפים. בבוקר עוצרים הפקה במערכת הישנה, או מגדירים מאיזה מספר מתחילים. בודקים שחשבונית אחת, קבלה אחת וחשבונית-קבלה אחת יוצאות נכון על הנייר ועל המסך. מישהו מהעסק מפיק, לא רק אנחנו. אם הרואה חשבון יכול לפתוח את אותו מסמך באותו בוקר, עולים. אם לא, נשארים ב-staging עוד שבוע. אין כאן מדליה על מהירות.
הטמעת Odoo בלי השלב הזה משאירה את החשבונאות בחוץ. אז חוזרים לחשבשבת, או לקבלה בתוכנה נפרדת, וכל היתרון של מכירה ומלאי באותה מערכת נמחק בחמישה עשר לחודש.
למי זה מתאים, למי לא
מתאים לעסק שכבר על Odoo, או שעובר אליו, ורוצה שהכסף והמלאי והחשבונית יישבו באותה מערכת. מתאים למי שיוצא מחשבשבת ורוצה שהרואה חשבון לא יישאר מאחור עם קובץ ייצוא. מתאים גם למי שיש לו חנות ואתר, ועייף מהמצב שבו הקופה יודעת דבר אחד והספרים יודעים דבר אחר.
לא מתאים למי שמחפש תוכנת הנהלת חשבונות בלבד, בלי מכירות, בלי מלאי, בלי אתר. לשם כך יש כלים אחרים, ואין טעם למכור ERP. לא מתאים גם למי שרוצה שנחתום במקום הרואה חשבון. לא נחתום.
פריוריטי וחשבשבת אינם אותו דבר. מי שבא מחשבשבת מביא ספרים ומבקש מערכת שמכילה גם את השאר. מי שבא מפריוריטי מביא ERP שלמה ושואל שאלה אחרת. על זה כתבנו בנפרד, בלי לערבב את השמות.
שאלות שחוזרות
יש כבר לוקליזציה ישראלית ב-Odoo. למה צריך עוד משהו?
כי טבלת חשבונות אינה קבלה, אינה הקצאה, ואינה PCN. l10n_il נותן תרשים וקודי מס. TransparO נותנת את המסמכים שהחודש הישראלי בנוי מהם. מי שמסתפק בראשון מגלה את השני בחמישה עשר לחודש.
זה מחליף את הרואה חשבון?
לא. החברה נותנת תוכנה. הלקוח והרואה חשבון אחראים למספרים ולדיווח. מה שמשתנה הוא שהספרים נולדים במערכת, במקום להגיע כשלושה קבצים שצריך לבנות מהם אמת.
אפשר להשאיר הנהלת חשבונות בחשבשבת ולחבר ל-Odoo?
אפשר. זה בדיוק המצב שמייצר התאמות ידניות. אנחנו בונים את החיבור רק כשאין ברירה, כגשר. היעד הוא סגירה מתוך Odoo. גשר שנשאר שנים אינו גשר. הוא ארכיטקטורה.
מה ההבדל בין חשבונית לחשבונית-קבלה?
חשבונית מתעדת מכירה. קבלה מתעדת תשלום. חשבונית-קבלה היא מסמך אחד כשהמכירה והתשלום קורים יחד. אם יש פער זמן או תשלום חלקי, לא מאחדים בכוח. מוציאים חשבונית, ואחר כך קבלה על כל סכום שנכנס.
אפשר לתקן חשבונית אחרי שהופקה?
לא בשקט. מסמך מאושר לא נערך. מוציאים זיכוי. זה הדין, וזה גם מה שהמערכת אוכפת עם שרשרת החתימות.
זה קשור לדיגי?
כן. alt. מטמיעה ומפעילה, בשותפות עם דיגי (Digital with an Agenda), שותפת Odoo Ready. הרישום בתיקייה הוא של דיגי. הביצוע, השרתים ו-TransparO נבנים ומותקנים אצלנו. הלקוח שומע את זה בשיחה הראשונה, לא אחרי החתימה.
מה הצעד הבא
אם העסק כבר על Odoo בלי קבלות והקצאה, או על חשבשבת ורוצה שהחודש ייסגר במערכת אחת: שיחת אפיון קצרה על איך נראה החודש שלכם. לא דמו של ארבעים מודולים. מפה של מסמכים. מי מוציא מה, מתי נכנס הכסף, ומה הרואה חשבון מצפה לראות בסוף.
פירוט המוצר: TransparO. הטמעת Odoo בישראל: Odoo בישראל. קופה וסליקה: קופות ואמצעי מכירה. לקבוע שיחה: שיחת אפיון.